Rédiger un cahier des charges est l’étape de référence qui définit le contexte, les objectifs, le périmètre, les fonctionnalités et les attentes d’un projet digital en fonction des contraintes liées. Indispensable pour une startup qui veut créer une application, un site web ou web app, il permet d’aligner les équipes et de cadrer la collaboration avec un freelance ou une agence.
Dans cet article, nous allons voir ce qu’est un cahier des charges, quelles parties il doit contenir, comment le rédiger pas à pas, et pourquoi il constitue un outil de communication essentiel, particulièrement dans le cas d’une startup qui souhaite externaliser son développement. Nous vous partagerons également un modèle de cahier des charges à télécharger pour vous aider dans votre travail.
Qu’est-ce qu’un cahier des charges ?
Le cahier des charges (ou CDC) permet de rassembler en un seul document ensemble toutes les informations utiles aux différentes parties prenantes : fondateurs, développeurs, designers ou tout type de prestataires externes. Grâce à ce document, chacun sait ce qu’il doit faire, à quel moment, avec quelles ressources et selon quelles spécifications. En quelques pages, l’équipe technique doit comprendre l’organisation générale de la plateforme, l’user flow et les fonctions de chaque page.
Le cahier des charges est donc :
- un outil de définition du périmètre et des attentes,
- un outil de communication entre le client et le prestataire,
- un outil de contrôle pour vérifier que la réalisation correspond bien aux exigences fixées.
Pour rendre ce guide concret, nous allons suivre tout au long de l’article l’exemple d’une startup early-stage, Meetly :
Meetly est une jeune startup qui veut développer une application web et mobile permettant aux indépendants de réserver des salles de réunion à l’heure dans différents espaces de coworking. L’application permet de réserver une salle de réunion en moins de 5 minutes en fonction de ses besoins.
Pourquoi rédiger un cahier des charges est indispensable pour une startup ?
Les startups évoluent dans un environnement où le temps et le budget sont limités. Rédiger un cahier des charges efficace, c’est regrouper tous les éléments indispensables à la réussite du développement du projet.
Sans ces données, l’équipe risque de s’éloigner de ses objectifs, qu’ils soient budgétaires, temporels ou techniques.
Sans ces informations, l’entreprise risque de développer des features inutiles, de dépasser le budget ou de livrer une application qui ne répond pas vraiment aux besoins des utilisateurs. En prenant le temps de poser clairement le périmètre et les exigences dès le départ, la startup se donne les meilleures chances de livrer un produit cohérent, aligné avec ses ambitions et capable de convaincre ses premiers clients tout en prévoyant les premiers problèmes.
Meetly : Le cdc doit expliquer en quoi le projet répond à un besoin précis : ici, la difficulté pour les utilisateurs de réserver une salle ponctuellement. Le service doit viser un public précis, par exemple des freelances ou des indépendants. On y précise les features prioritaires comme la recherche de salle, la réservation et le paiement en ligne. Enfin, il fixe le coût alloué, par exemple 9 000 € pour la première version, et le délai attendu, comme une mise en ligne en trois mois pour coïncider avec la rentrée professionnelle.
Comment rédiger un cahier des charges efficace en 8 étapes
1. Clarifier le contexte et la vision
Commencez par raconter l’histoire de votre startup et les éléments du projet. Quelles sont vos attentes ? Quels aspects du marché visez-vous ? Définir ce cadre permet de donner du sens à la demande. C’est à cette étapes qu’intervient notamment ton étude de marché.
Meetly : Nous voulons permettre aux freelances et petites équipes de trouver rapidement une salle de réunion disponible, sans engagement, dans leur ville. L’objectif du service est de simplifier le processus et de centraliser l’offre en une plateforme.
2. Définir les contraintes et ressources disponibles
Un cahier des charges doit être réaliste. Il doit donc préciser les ressources humaines, techniques et financières disponibles. Définir un budget et un délai crédibles est une étape clé de la gestion de projet.
Meetly : Nous disposons d’un budget de 9 000 € et souhaitons sortir une première version en 3 mois.
3. Découpez votre projet en modules
Un module correspond à une catégorie logique de la plateforme. Cela peut être par exemple l’authentification, la réservation, le paiement ou encore l’administration. Cela permet de scinder le projet en plusieurs étapes claires.
Meetly : Nous avons 4 modules :
- Module authentification
- Module recherche
- Module réservation
- Module paiement
- Module administration
Dans ton CDC d’une première version, l’objectif est de se concentrer sur l’essentiel. Déploie uniquement les services indispensables au bon fonctionnement de la plateforme. Chaque module doit être évaluer en fonction de sa pertinence et priorité pour le lancement. Tu peux te demander si cela apporte une réelle valeur ajoutée à la plateforme, si cela ajoute beaucoup de complexité au développement et si cela répond à un besoin critique.
Les modules qui ne répondent pas à ces critères doivent être considérés comme secondaires ou facultatifs. Par exemple, tu peux décider de ne pas inclure tout de suite un système de parrainage ou une personnalisation avancée des profils : ces modules pourront être ajoutés plus tard, lorsque ton produit aura été validé et que tu auras commencé à scaler.
En travaillant de manière ciblée, tu augmentes les chances de livrer rapidement un produit fonctionnel et aligné avec les souhaits de tes utilisateurs.
4. Identifiez les acteurs
Un acteur est un type d’utilisateur qui interagit avec votre plateforme. Cela inclut notamment l’administrateur, le client, le visiteur…
Meetly : Nous avons 3 catégories d’acteurs :
- Visiteur non connecté
- Utilisateur inscrit
- Administrateur qui gère les salles et réservations
Identifier précisément les acteurs permet de clarifier les responsabilités, d’anticiper les besoins techniques et d’optimiser l’expérience utilisateur. Cela évite également les malentendus avec l’équipe de développement et facilite la rédaction de cas d’usage clairs et précis pour chaque service.
5. Indiquez la plateforme ciblée
Spécifiez pour chaque fonctionnalité, sur quelle plateforme elle doit être disponible :
- Web app
- Mobile app
- Les 2
Cette étude peut paraitre simple, mais elle est cruciale pour la conception du projet.
Certaines caractéristiques comme la recherche d’un service ou la consultation d’un calendrier peuvent être accessibles sur les deux plateformes pour maximiser la portée auprès des utilisateurs. D’autres, comme les notifications push, sont propres au mobile.
Meetly : toutes les features doivent être disponibles sur web et mobile pour la première version.
6. Décrivez les cas d’usage
Formulez chaque fonctionnalité de manière simple : “En tant que [acteur], je peux [action attendue].”
Meetly :
- En tant que visiteur, je peux consulter les salles disponibles.
- En tant que visiteur, je peux me créer un compte via un email sécurisé et un mot de passe.
- En tant qu’utilisateur, je peux m’authentifier via un email sécurisé et un mot de passe.
- En tant qu’utilisateur, je peux réinitialiser mon mot de passe via un email sécurisé.
- En tant qu’utilisateur, je peux réserver une salle à un créneau et jours précis.
- En tant qu’utilisateur, je peux payer directement en ligne.
- En tant qu’administrateur, je peux ajouter ou supprimer une salle.
7. Rédigez un tableau structuré résumant les informations
Maintenant que les étapes et objectifs sont claires, résumez l’ensemble des informations dans un tableau à 6 colonnes :
- Numéro
- Module
- Acteur
- Plateforme
- Fonctionnalité
- Description
Ce format rend la communication avec le prestataire plus fluide.
8. Ajoutez une section “Clarifications demandées”
Prévoyez une partie où vous listez les points qui nécessitent clarification. Cela évite les malentendus avec l’équipe technique.
Voici une liste de questions courantes à inclure :
Présentation générale
- L’application doit-elle être utilisable sur mobile ?
- L’application doit-elle fonctionner hors ligne (sans connexion internet) ?
- L’interface doit-elle être disponible en plusieurs langues dès la première version ?
- L’utilisateur doit-il recevoir un email de confirmation après certaines actions ?
- Souhaitez-vous permettre la connexion via un compte Google, Apple ou Facebook ?
Utilisateurs
- Quels sont les types d’utilisateurs attendus ? (ex : client, admin, modérateur…)
- Les utilisateurs doivent-ils pouvoir s’inscrire eux-mêmes ?
- Les administrateurs doivent-ils pouvoir créer ou modifier les comptes utilisateurs ?
Gestion de contenu / administration
- Souhaitez-vous un espace administrateur (back-office) pour gérer les contenus ou données ?
- Les administrateurs doivent-ils recevoir des notifications (email ou autres) ?
- Doit-on pouvoir exporter certaines données (ex : en Excel / PDF) ?
Paiement / Réservation (si concerné)
- Un système de paiement en ligne est-il nécessaire ?
- Les utilisateurs doivent-ils pouvoir annuler ou modifier leur réservation ?
- Faut-il envoyer une facture ou un reçu automatiquement après un paiement ?
Sécurité & confidentialité
- L’accès à l’application doit-il être restreint à certains profils uniquement ?
- Des données personnelles sensibles seront-elles collectées ?
Astuce :
Faites relire votre cahier des charges par une personne extérieure (non spécialiste). S’il comprend ce que fait l’application, c’est que c’est bien rédigé.
Meetly :
- Faut-il un paiement récurrent ?
- L’app doit-elle gérer plusieurs langues dès le départ ?
- Faut-il proposer une vue carte ?
Bonnes pratiques pour la rédaction
Pour rédiger efficacement un cahier des charges, certaines pratiques sont bonnes à adopter :
- Simplicité avant tout : évitez le jargon technique inutile.
- Précision : chaque feature doit être décrite avec des termes clairs.
- Communication : impliquez les parties prenantes dans la rédaction.
- Mise à jour régulière : le cahier des charges est un document vivant.
- Plusieurs supports sont pratiques pour rédiger un cahier des charges : Google Docs, Word, Notion ou encore Excel. Tout dépend de tes préférences de travail et de communication.
Erreurs fréquentes à éviter
Vous pouvez réaliser quelques erreurs en rédigeant le cahier des charges, surtout si c’est la première fois. C’est pour cela qu’il est important de bien communiquer avec votre interlocuteur, que ce soit une agence ou un freelance. Ces dernières sont les plus courantes :
- Négliger les données essentielles
Tu connais ton projet par cœur mais ce n’est pas le cas du prestataire que tu consultes. Il est important de vérifier qu’il a toutes les informations en main pour développement correctement ton application ou site web. Cela évitera des problèmes dans le futur, notamment lorsque tu voudras grandir.
- Rédiger un document trop rigide qui bloque toute évolution.
Comme dit précédemment, rédiger un cahier des charges efficace revient à créer un document vivant. Il sera amené à être modifié en fonction des évolutions du projet, des contraintes ou ressources. Il doit être flexible à ces changements.
- Oublier de penser aux attentes des clients finaux.
Lorsque vous créez votre plateforme, vous devez penser aux utilisateurs et clients avant tout. Ce sont eux qui comptent. Vous devez avoir défini leurs attentes, comment les toucher et les garder. Nous vous conseillons de vous renseigner sur le lean startup pour savoir comment tester et itérer en fonction de votre cible. Le cahier des charges doit retranscrire ces étapes.
- Confondre cahier des charges et simple liste d’idées.
Un cahier des charges est un document complet, qui aborde l’ensemble des points importants à connaitre. Il ne s’agit pas d’une liste d’idées de startups. C’est pour cela que nous avons créé un guide, pour n’oublier aucun des éléments essentiels et garantir une bonne communication avec votre prestataire.
Modèle de cahier des charges à télécharger
Chez Horizon Factory, on a vu trop de fondateurs perdre du temps et de l’argent faute d’un cahier des charges clair.
Quand les attentes ne sont pas alignées, les projets dérapent : fonctionnalités inutiles, dépassements de budget, délais à rallonge…
C’est pourquoi nous avons conçu ce guide et ce modèle : pour aider les porteurs de projet à structurer leurs idées, parler le même langage que les développeurs et garder la maîtrise de leur produit, du premier brief à la mise en ligne.
Et si vous avez besoin d’aller plus loin, notre équipe peut vous accompagner à chaque étape : de la construction de votre cahier des charges jusqu’au développement concret de votre plateforme.
Ce modèle est pensé spécialement pour les startups qui veulent créer une application ou un site internet rapidement, avec peu de ressources, tout en gardant une communication claire avec leur prestataire ou chef de projet.
Conclusion
Rédiger un cahier des charges, pour une startup, n’est pas une formalité administrative, c’est une étape stratégique. Bien construit, il permet de transformer une idée en solution concrète, dans le respect des attentes, du budget et des délais.
En suivant les étapes présentées dans cet article, et grâce à notre modèle de cahier des charges, vous disposerez d’un outil complet pour piloter votre projet, aligner les parties prenantes et garantir une réalisation efficace.
Avec un cahier des charges clair, votre startup maximise ses chances de créer un produit qui séduit ses clients et convainc ses investisseurs.
